COME CALCOLARE IL COSTO DELLE BEVANDE IN UN SERVIZIO BANQUETING

COME CALCOLARE LE BEVANDE IN UN SERVIZIO BANQUETING

Il momento dell’incontro con il cliente e della definizione dei menu per un evento banqueting è il momento cruciale all'interno di un’organizzazione lunga e capillare. In quel momento l’azienda di ristorazione non propone solamente i propri prodotti, ma anche il proprio modo di lavorare e mostra il proprio elemento distintivo. E’ il momento di siglare un accordo ed è il momento in cui un’azienda fa una promessa di qualità e di soddisfazione al cliente. Per questo motivo, è fondamentale che la comunicazione delle esigenze e delle aspettative sia chiara ed efficace da entrambe le parti: l’azienda, nella figura dell’Event Manager, deve capire cosa il cliente cerca e come l’azienda può soddisfare queste richieste nella maniera migliore possibile. Ogni dettaglio deve essere discusso e concordato: non c’è spazio per nessun dubbio! Il cliente deve uscire da questo incontro con l’azienda convinto delle proprie scelte e dell’offerta concordata; non deve avere perplessità o aspetti poco chiari!

ATTENZIONE! L’accordo riguarda eventi considerevoli anche dal punto di vista economico e per garantire la massima soddisfazione è fondamentale prevedere uno spazio per qualsiasi tipo di chiarimento ed approfondimento!

La chiarezza e la trasparenza in questa fase sono molto importanti anche per l’azienda. La grande e complessa macchina organizzativa si dovrà attivare a partire da questi accordi e ogni aspetto poco chiaro può determinare una perdita di efficacia e di ottimizzazione del lavoro. I settori coinvolti direttamente in questa fase saranno i reparti che si occupano del reperimento delle materie prime e delle bevande. La quantità degli ordini deve essere proporzionata all'entità e alla dimensione dell’evento, senza dimenticare le scadenze e la capacità di conservazione dei prodotti.

Molto più semplice sembrerebbe il tema degli ordini delle bevande ma, anche in questo caso, le considerazioni da fare sono molteplici. Vediamone alcune di seguito.

LA SPESA PER IL VINO E PER LE BEVANDE IN UN EVENTO BANQUETING

Qualsiasi considerazione sulla quantità di bevande da ordinare per un allestimento banqueting deve partire dalla valutazione dell’evento da organizzare: un brunch, un momento cocktail o un banchetto tradizionale richiederanno quantità di vino e di bevande differenti. Importanti sono anche le considerazioni intorno al tema dell’evento e all'età e alla provenienza degli ospiti. Sono sicuramente delle osservazioni generiche ma posso costituire una prima base dalla quale partire per ulteriori approfondimenti.

Oltre al calcolo della quantità necessaria in relazione agli ospiti, gli ordini delle bevande devono essere considerati anche in termini economici: si può dire che per un evento banqueting tradizionale il vino incide sul costo complessivo del cibo e delle bevande per un 20% al massimo. Se invece si calcolano tutte le bevande nel loro insieme, l’incidenza si sposta intorno al 30-40%.

Il vino, però, è sicuramente la bevanda che maggiormente può subire variazioni in base ai menu e alle richieste dei clienti; in genere, per quanto riguarda i cocktail ed i liquori, i clienti non avanzano particolari esigenze. Per le altre bevande, perciò, si consiglia di prevedere una lista che contenga etichette eccellenti e alternative di fascia inferiore per consentire la scelta in base al budget a disposizione.

Nella valutazione della spesa che le bevande determinano all'interno di un allestimento banqueting, la tipologia di servizio scelto assume un ruolo fondamentale. Il cliente, infatti, in fase di definizione del contratto potrà scegliere di offrire ai propri invitati un servizio open bar, un cash bar, un combination bar oppure limited comsuption bar.

OPEN BAR

Con questa formula il cliente decide di offrire ai suoi ospiti tutti i drink che desiderano. Di solito, la fornitura delle bevande può essere offerta da uno sponsor oppure da un’etichetta particolare che vuole promuovere i propri prodotti all'interno di eventi di alta qualità.

CASH BAR

In questo caso gli ospiti devono pagare ogni drink che vogliono consumare; bisogna prevedere la presenza di una cassa per i pagamenti gestita direttamente dal barman oppure in una zona separata. ATTENZIONE! Allestire una zona per i pagamenti separata dal servizio bar permette una gestione più snella e veloce delle consumazioni e sgrava il barman dal compito poco igienico di manipolare denaro!

COMBINATION BAR

E’ il caso in cui il cliente decida di offrire ai propri ospiti un certo numero di drink: oltre questo numero, ciascuno dovrà pagare. In questa maniera il cliente può mostrarsi accogliente ma arginare le proprie spese. Il combination bar è la formula consigliata per chi ha un budget limitato ma vuole comunque garantire un’ampia scelta per le consumazioni!

LIMITED CONSUMPTION BAR

Con questa formula il cliente fissa un budget massimo di spesa per il bar: all'interno della spesa i drink saranno gratuiti per i clienti, superato il budget, invece, il bar sarà disponibile solo in formula a pagamento.

Tutte queste possibilità fanno parte delle scelte che verranno proposte al cliente in fase di definizione del contratto. Dietro a queste scelte, però, ci sono altre valutazioni economiche da compiere. Il cliente, insieme al sommelier o all' Event Manager, potranno scegliere differenti modalità di conteggio del costo per il servizio. Si potrà scegliere di pagare un costo fisso per ogni drink, un costo a bottiglia, un costo a persona oppure un costo orario. Non ci sono alternative migliori di altre ma ci sono delle considerazioni che attengono alla particolarità dell’evento.

Il costo a drink si basa sull'individuazione di una quota fissa per ogni drink: se si è scelta la formula del bar a pagamento, il cliente dovrà concordare con l’azienda una quota dei drink da pagare per gli ospiti ed una offerta: anche se il servizio bar è a pagamento, infatti, il cliente con la sua quota andrà a coprire le spese del servizio, del personale, dell’allestimento e della cassa. In questo modo, gli ospiti pagheranno un prezzo più basso relativo solamente alla bevanda.

La formula del costo a persona è spesso utilizzata negli open bar: in questo caso, non ponendo limiti ai consumi degli ospiti, l’azienda stabilirà un costo più alto per il cliente.

Il costo a bottiglia è frequentemente utilizzato negli allestimenti banqueting in cui viene servito vino. L’azienda conta le bottiglie che sono state consumate alla fine del servizio e le addebita al cliente in proporzione al costo prestabilito. ATTENZIONE! In genere si addebitano al cliente anche le bottiglie aperte ma non consumate.

Per quanto riguarda il costo orario, si basa sull'idea che gli ospiti consumino maggiormente nella prima parte del servizio che nelle parti seguenti: a partire da queste considerazioni verranno stabiliti dei prezzi in base alle fasce orarie.

Infine, il costo a forfait è molto utilizzato per i clienti che vogliono conoscere con certezza la spesa che andranno a sostenere: si calcola e si pattuisce un costo, in considerazione del numero dei partecipanti e dei menu scelti.

Questi sono solamente alcuni cenni sulle modalità di organizzazione e di pianificazione in termini di costi di un servizio banqueting. Il lavoro che si richiede ad un’azienda è di certo molto più approfondito, per garantire al cliente un prospetto chiaro e per arrivare ad un contratto soddisfacente per entrambi. E’ importante che l’azienda si occupi preventivamente di questi calcoli per garantire un guadagno e per non perdere in termini di credibilità ed affidabilità. → Quando si vuole crescere nella qualità del servizio, gli aspetti legati ai costi sono di fondamentale importanza.L’Event manager ed il sommelier devono compiere delle valutazioni attente e costanti per un obiettivo finale volto all'ottimizzazione del lavoro e all'eccellenza.     

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